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La nuova ISO 9001:2015

Le ragioni del cambiamento

Negli ultimi anni molte altre norme di Sistema di Gestione sono entrate in uso e sempre più aziende che usano molteplici sistemi di gestione richiedono un formato comune sia nel linguaggio sia nei modelli. Inoltre occorre tener conto dei cambiamenti avvenuti nei metodi di gestione e nelle tecnologie usate.

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L’intento strategico del cambiamento è stato:

  • tener conto dei cambiamenti dal 2000 ad oggi;
  • semplificare l’efficace implementazione da parte delle aziende; 
  • aumentare la fiducia e la capacità di fornire beni e servizi conformi;
  • aumentare la capacità delle aziende di soddisfare i propri clienti;
  • considerare le esigenze provenienti da altre parti interessate e non solo dal cliente;
  • adottare uno standard che ponga maggiormente in risalto i risultati economici, come output atteso dall’applicazione del sistema.

e, non per ultimo, visto che l’oggetto principale della norma è il cliente:

  • aumentare la fiducia dei clienti verso le aziende che adottano sistemi di gestione per la qualità basati sullo Iso 9001.

L’edizione del 2008 non ha introdotto sostanziali modifiche o, meglio, non ha raggiunto il suo obiettivo. Il risultato è stato quello di adottare un Sistema di Gestione basato sulle evidenze oggettive, o meglio sulle “Apparenze Oggettive”, ritenute erroneamente sufficienti per dimostrare la conformità di un requisito. 

Questo tipo di approccio ha portato come effetto, dal punto di vista del cliente, un rapporto non significativo tra la certificazione ISO 9001 e la soddisfazione del cliente e, dal punto di vista dell’azienda, di una relazione poco significativa tra certificazione e risultati aziendali. 

La fiducia nell’affidabilità dei Sistemi di Gestione e dei Sistemi di Valutazione ha iniziato a decrescere rapidamente.

E’ stato dunque necessario adottare sostanziali cambiamenti per fornire un modello ricco di opportunità per i prossimi 10 anni.

Gli indirizzi auspicabili nella nuova ISO sono:

  • prendere in considerazione anche le aspettative delle altre parti interessate oltre che quelle del cliente. (Azionisti, Soci, Collettività, Organizzazioni, Associazioni etc);
  • un maggior coinvolgimento del cliente; 
  • un modello più concreto che prenda in considerazione anche il risultato economico;
  • un approccio più scientifico alla Gestione per la Qualità attraverso un uso appropriato degli strumenti di Gestione Qualità. (Vedi Strumenti per la Gestione del Rischio)

Le principali novità

Focalizzazione su: Contesto, Parti Interessate, Rischio

Comprendere il proprio contesto, sia interno che esterno, esaminare i bisogni e le aspettative delle parti interessate, determinare su tale base i fattori che possono aver impatto sul sistema e determinare le opportunità e i rischi da affrontare al fine di assicurare l’efficacia del sistema per la qualità e il suo miglioramento continuo.

L’introduzione di un modello basato sulla misura del rischio, dove per rischio si intende “Effetto dell’incertezza relativamente a un risultato atteso”.

Un sistema che si basa su rischi ed opportunità: Rischio del mancato raggiungimento di un obiettivo di processo e l’opportunità di migliorare il valore di tale obiettivo.

Si fa sempre più riferimento alle tecniche di gestione del rischio  e le ISO 31000 sono il miglior modo per gestire tale rischio. Tutto parte da una completa e soddisfacente identificazione dei processi per individuare le relazioni che potrebbero influire sul rischio o sulle opportunità. La nuova norma copre entrambi gli aspetti: Il Rischio e la sua versione speculare, l’opportunità.

Maggiore enfasi sull’approccio per processi

La necessità di fare una dettagliata mappatura dei processi. Identificare e definire gli obiettivi ed il relativo rischio di tutti i processi che possono influenzare la soddisfazione del cliente e delle parti interessate.

La mappatura dovrà avere un grado di definizione che possa permettere di intercettare le criticità e deve essere commisurata agli obiettivi.

I processi non sono solo quelli principali e di supporto ma devono essere presi in considerazione anche i processi che interagiscono con l’esterno. Si esce dalla logica “Cliente Fornitore” e si amplia in “Cliente Fornitore Parti Interessate”.

Alla Direzione viene richiesto di farsi promotrice di un approccio per processi  basato sul “Risk Based Thinking”

Minore rilevanza sugli aspetti documentali

Sono state eliminate le etichette che abitualmente venivano usate in tutti i sistemi di gestione, (“Manuale”, “Procedure” e “Registrazioni”). E’ stata eliminata l’obbligatorietà di definire procedure documentate. 

La norma elimina anche altre etichette (“Rappresentante della Direzione” ed “Outsorcing”) in quanto ad ogni etichetta si associava un contenitore. La nuova norma abolisce i classici contenitori

Sarà l’organizzazione a definire se è necessario introdurre un documento scritto. La decisione scaturirà da una analisi del rischio del processo preso in esame. 

Introdurre un documento scritto, conservare i dati di un processo diminuiranno il rischio? Qual è il rischio che corro se non documento un’attività?

L’inserimento di un documento non utile all’organizzazione aumenta il rischio di effettuare passaggi formali che distraggono dall’operatività.

L’organizzazione aumenterà i documenti ritenuti utili ed eliminerà quelli che non influenzano il rischio. 

Il documento usato per creare evidenza oggettiva non ha più senso (salvo i casi necessari e la nuova norma ne fornisce almeno una ventina) anche perchè la rappresentazione documentale diminuisce l’oggettività dell’evidenza. 

L’auditor avrà il diritto di chiedere il motivo e l’analisi dei rischi che giustifica la decisione.

Cambiamenti

La dinamica dell’ambiente dove opera l’organizzazione comporta il cambiamento dell’organizzazione stessa.

Il sistema di gestione non può non cambiare nel tempo. L’approccio al cambiamento deve essere di tipo critico. La gestione dell’evoluzione del Sistema Qualità è esso stesso un processo.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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