Mappare i processi si intende l’applicazione di una metodologia formalizzata di identificazione degli output principali (prodotti, servizi, informazioni, regole, procedure, principi, norme) di una determinata impresa al fine di ricostruire i processi che li hanno generati. Si tratta di scomporre un’organizzazione complessa in attività elementari facili da gestire, di definire un modello di riferimento per i processi gestionali e di ricostruire, attraverso appropriate tecniche di modellizzazione, una mappa dei legami di tipo logico tra le attività lungo i processi gestionale.

Attraverso la mappatura di un processo si cerca di capire qual è lo stato attuale dell’azienda e, di conseguenza quali sono i cambiamenti da introdurre per migliorarne i risultati ed accrescere la soddisfazione del cliente.

La mappatura dei processi ha un ruolo centrale nella gestione e organizzazione aziendale. Una mappa ben costruita e adeguatamente condivisa e comunicata può avere funzioni e vantaggi.

I vantaggi possono essere:

  • Panoramica di tutti i processi (attività) svolte nell’organizzazione. Strumento di comunicazione con collaboratori, partner, clienti, fornitori.
  • Base di partenza per descrizione di dettaglio dei processi.
  • Supporto per assegnare responsabilità e definire ruoli organizzativi.
  • Schema per la gestione della documentazione. Tutta la documentazione (cartacea ed elettronica) può essere strutturata numerata sulla base della mappa dei processi.
  • Supporto per definizione di indicatori di performance.
  • Punto di partenza per certificazioni ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001.
  • Base per identificare i processi critici e significativi per sistemi di controllo interno.
  • Base per una gestione sistematica dei rischi.

L’analisi della mappatura dei processi ha inizio con la fase di raccolta delle informazioni sulle attività e sui processi, facendo interviste alla direzione e ai responsabili di tutti i processi aziendali. A chi raccoglie i dati devono essere messe a disposizione di base le seguenti informazioni:

  • La struttura dei ruoli e delle responsabilità organizzative.
  • La struttura del database aziendale.
  • Le procedure informatiche esistenti disponibili sul server o in rete.
  • Il manuale del sistema di qualità.

Nella fase successiva si definiscono i marco-processi. Grazie ai dati raccolti nella fase precedente si definiscono tutti i processi aziendali e si analizzano uno a uno individuando le attività svolte all’interno di ognuno. A questo punto si definiscono i processi critici e successivamente i sotto-processi e le attività, anche se la fase di mappatura dei processi ha coinvolto tutta la realtà aziendale, l’analisi ed eventuali miglioramenti verranno fatti sui processi che sono stati definiti critici.

imagesPer la descrizione di dettaglio dei processi e delle attività il metodo più conosciuto e usato internazionalmente è il cosiddetto flow chart o diagramma di flusso. La costruzione di un diagramma di flusso è essenzialmente un esercizio di logica e buon senso. Il redattore del flusso dovrebbe limitarsi a registrare in forma di flusso le successive operazioni che portano dall’input all’output.

Dopo aver completato l’analisi accurata dei

processi aziendali si definiscono quali possono essere gli eventuali azioni di miglioramento o correzioni e vengono indicati in una relazione finale.

In conclusione la mappatura dei processi, eseguita in modo professionale e pragmatico, conduce a rilevanti vantaggi, poiché aiuta a individuare lacune, inefficienze, doppioni organizzativi, ritardi, incongruenze, rischi insiti nelle attività di business. La mappatura si traduce spesso automaticamente in una verifica critica dei processi stessi. In molte piccole e medie imprese, la mappatura dei processi diventa l’occasione per rivedere l’organizzazione, infatti obbliga a definire in modo chiaro le responsabilità, i percorsi procedurali e le regole.

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